Вот краткий план презентации на 6 слайдов (без титульного листа), составленный по ГОСТ 2.501-2013 и стандартам делопроизводства.
Слайд 1: Нормативная база и состав документации
Заголовок: Требования к хранению технической документации
Тезисы:
· Основные стандарты: ГОСТ 2.501-2013 (Правила учета и хранения), ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Делопроизводство).
· Что храним: Конструкторские (КД), технологические (ТД), проектные документы и эксплуатационные паспорта.
· Формат: Бумажный (подлинники, дубликаты, копии) и электронный (ЭД).
---
Слайд 2: Общие условия в помещениях (Микроклимат)
Заголовок: Требования к архивохранилищам
Тезисы:
· Отдельное помещение: Изолированное, с естественной вентиляцией, без доступа посторонних.
· Температурно-влажностный режим: Температура +17…+23°C, влажность 45–60% (для бумаги).
· Защита: От прямого солнечного света, пыли, газов и биологических вредителей.
· Пожарная безопасность: Стеллажи металлические, огнетушители, запрет на хранение горючих веществ.
---
Слайд 3: Правила размещения бумажных документов
Заголовок: Организация хранения бумажных подлинников
Тезисы:
· Упаковка: Хранение в закрытых шкафах, папках или коробках из бескислотного картона.
· Способы хранения: Вертикальное (в папках-регистраторах) или горизонтальное (для крупных форматов А0, А1).
· Защита листов: Скрепление скобами/сшивание, запрещено использование металлических скрепок (ржавчина) и скотча.
· Светокопии: Хранить в темноте (выцветают на свету).
---
Слайд 4: Учет и движение документов
Заголовок: Учет и инвентаризация
Тезисы:
· Инвентарная книга: Обязательный учет всех подлинников с присвоением инвентарного номера.
· Раздельное хранение: Подлинники хранятся отдельно от копий и дубликатов.
· Порядок выдачи: Выдача во временное пользование только с разрешения главного инженера/архивариуса под расписку.
· Проверки: Регулярная сверка наличия (не реже 1 раза в год).
---
Слайд 5: Электронное хранение (ЭД)
Заголовок: Условия хранения электронной документации
Тезисы:
· Носители: Серверы (основное хранилище) + резервные копии на внешних носителях (NAS, ленты).
· Форматы: Сохранение в открытых или долговременных форматах (PDF/A, TIFF для сканов, STEP/IGES для 3D-моделей).
· Защита: Электронная подпись (ЭЦП), паролирование, защита от несанкционированного доступа.
· Миграция: Обновление форматов и носителей каждые 5 лет во избежание устаревания.
---
Слайд 6: Действия при утрате и уничтожении
Заголовок: Ответственность и списание
Тезисы:
· Порядок уничтожения: Только по акту экспертной комиссии после истечения срока хранения (или дублирования).
· Утрата: Немедленное создание комиссии, служебная записка, восстановление или привлечение к ответственности (материальной/дисциплинарной).
· Ответственный: Назначенное приказом лицо (архивариус/делопроизводитель).
