---

# Презентация: «Условия хранения технической документации»

---

## Слайд 1. Титульный лист

**Условия хранения технической документации**

[Наименование организации / учебного заведения]
[ФИО докладчика, должность]
[Дата]

---

## Слайд 2. Актуальность темы

- Техническая документация — критически важный актив предприятия
- Утрата или порча документов ведёт к:
  - остановке производственных процессов;
  - штрафам при проверках надзорных органов;
  - невозможности восстановления оборудования и технологий;
  - финансовым и репутационным потерям
- Правильные условия хранения обеспечивают сохранность и доступность документов на протяжении всего жизненного цикла

---

## Слайд 3. Что относится к технической документации

- Конструкторская документация (чертежи, схемы, спецификации)
- Технологическая документация (техпроцессы, карты)
- Эксплуатационная документация (паспорта, инструкции, руководства)
- Ремонтная документация
- Проектная документация (СПДС)
- Нормативно-техническая документация (ГОСТ, ТУ, СНиП)
- Документация на электронных носителях

---

## Слайд 4. Нормативная база

- **ГОСТ 2.501-2013** — Правила учёта и хранения конструкторской документации
- **ГОСТ Р 7.0.97-2016** — Требования к оформлению документов
- **ГОСТ 17914-72** — Обложки дел длительных сроков хранения
- **Приказ Минкультуры РФ № 526** — Правила организации хранения архивных документов
- **ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»**
- Локальные инструкции по делопроизводству организации

---

## Слайд 5. Требования к помещению

- Отдельное помещение (архивохранилище), изолированное от производственных зон
- Защита от затопления, пожара, грызунов и насекомых
- Естественная или искусственная вентиляция
- Отсутствие источников пыли и агрессивных химических веществ
- Оборудование пожарной сигнализации и средств пожаротушения (не порошковых в зоне бумаги)
- Запирающиеся двери, ограниченный доступ персонала

---

## Слайд 6. Температурно-влажностный режим

| Параметр | Значение |
|---|---|
| Температура воздуха | 17–19 °C (бумага), 15–20 °C (электронные носители) |
| Относительная влажность | 50–55 % |
| Допустимые колебания | ±2 °C, ±5 % в сутки |
| Освещённость | не более 75 лк, защита от прямого солнца |

- Обязательный контроль: термометры, гигрометры, психрометры
- Регулярная регистрация показаний в журнале (не реже 1 раза в неделю)

---

## Слайд 7. Санитарно-гигиенические условия

- Регулярная влажная уборка помещения
- Обеспыливание стеллажей и документов
- Запрет на хранение продуктов, посторонних предметов
- Проверка на наличие плесени, грибка, насекомых
- Периодическое проветривание (без сквозняков)
- Обеспечение свободной циркуляции воздуха между стеллажами

---

## Слайд 8. Требования к стеллажам и оборудованию

- Металлические стеллажи (предпочтительно), покрытые нейтральной краской
- Расстояние от пола до нижней полки — не менее 15 см
- Расстояние от стен — не менее 20–30 см
- Проходы между стеллажами — не менее 60–80 см
- Шкафы для особо ценных документов и носителей
- Огнестойкие сейфы для документов ограниченного доступа

---

## Слайд 9. Порядок размещения и систематизация

- Раздельное хранение по видам документации и форматам
- Организация по фондам, описям, делам
- Применение номенклатуры дел
- Маркировка корешков дел и коробок
- Внутренние описи документов в делах
- Отдельное хранение:
  - крупноформатных чертежей (в тубусах или горизонтально);
  - фотодокументов;
  - электронных носителей

---

## Слайд 10. Хранение документов на бумаге

- Документы хранятся в закрытых папках/коробках из бескислотного картона
- Листы не должны быть подшиты с повреждением текста
- Избегать металлических скрепок и скоб (коррозия)
- Горизонтальное или вертикальное размещение без деформации
- Защита от УФ-излучения
- Оцифровка особо ценных и часто используемых документов

---

## Слайд 11. Хранение электронной документации

- Серверы с резервным копированием (правило 3-2-1)
- Защищённые СХД и «облачные» хранилища
- Электронная подпись и контроль целостности (хеш-суммы)
- Периодическая миграция данных на актуальные носители
- Электромагнитная защита носителей
- Контроль доступа и журналирование операций
- Резервные копии в географически удалённом месте

---

## Слайд 12. Требования к носителям информации

- Магнитные и оптические носители — в защитных контейнерах
- Защита от магнитных полей и механических повреждений
- Температурный режим для дисков и лент — согласно паспорту носителя
- Регулярная проверка читаемости (не реже 1 раза в год)
- Учёт сроков «жизни» носителей и своевременная перезапись

---

## Слайд 13. Доступ и учёт

- Назначение ответственного за архив/хранилище
- Журнал выдачи и возврата документов
- Ограничение доступа к конфиденциальной документации
- Электронные системы учёта (ЭДО, СЭД)
- Инвентаризация и проверка наличия (по графику)
- Порядок работы с оригиналами и копиями

---

## Слайд 14. Сроки хранения и экспертиза ценности

- Постоянное хранение — особо ценные документы
- Длительное хранение (10, 25, 50 лет и более)
- Временное хранение с последующим уничтожением
- Экспертиза ценности (ЭК) документов
- Оформление актов на уничтожение
- Передача на государственное хранение при необходимости

---

## Слайд 15. Типичные нарушения и риски

- Превышение влажности → плесень, деформация бумаги
- Прямой солнечный свет → выцветание текста
- Хранение в подвалах и на чердаках
- Скученность, нарушение проходов
- Отсутствие резервных копий электронных данных
- Неучтённая выдача документов
- Хранение вместе с продуктами и химикатами

---

## Слайд 16. Контроль условий хранения

- Регулярный мониторинг температуры и влажности
- Плановые осмотры документов (выборочно, по графику)
- Проверка работоспособности систем пожаротушения
- Ведение журналов контроля
- Внутренние аудиты и проверки надзорных органов
- Назначение ответственных лиц, обучение персонала

---

## Слайд 17. Выводы

1. Условия хранения технической документации регламентируются ГОСТами и нормативными актами
2. Ключевые факторы сохранности — режим температуры/влажности, чистота, защита от света и огня
3. Электронная документация требует отдельного регламента резервирования и миграции
4. Необходим системный учёт, контроль доступа и регулярные проверки
5. Соблюдение условий хранения = бесперебойность производства и соответствие требованиям проверок