---

РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «АПТЕКИ»
Руководство пользователя
КП. 09.02.07. БД41. 08. РП
Листов 17
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
70 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Аннотация
Разрабатываемая информационная система «Аптека» предназначена для
автоматизации учёта, контроля и реализации лекарственных средств в
аптечных учреждениях. Система обеспечивает регистрацию поступления,
реализации и списания товаров, контроль сроков годности, управление
заказами клиентов, а также формирование аналитической и
регламентированной отчётности.
Программа позволяет:
– вести справочники номенклатуры, поставщиков, клиентов и
сотрудников;
– регистрировать поступления товаров с указанием партии, срока
годности и цены;
– оформлять продажи с учётом резервирования по заказам
покупателей;
– контролировать остатки на складах, автоматически формируя
данные о товарах с приближающимся и истёкшим сроком годности;
– списывать просроченные товары с формированием движения по
регистру накопления;
– формировать отчёты по остаткам, продажам, заказам и списанию
товаров;
– разграничивать права доступа пользователей в зависимости от их
должностных функций (администратор, фармацевт, провизор).
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
71 09.02.07.КП07БД41.08Д1
1 Назначение программы
Программа предназначена для:
– Автоматизации складского учёта и реализации лекарственных
средств;
– Контроля сроков годности товаров;
– Управления заказами и резервированием товаров;
– Формирования аналитических и регламентированных отчётов;
– Поддержки разграничения прав доступа для сотрудников аптеки
(администратор, фармацевт, провизор).
Система рассчитана на использование в одиночной аптеке или сети
аптек, с возможностью расширения функционала и интеграции с внешними
источниками данных.
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
72 09.02.07.КП07БД41.08Д1
2 Условия выполнения программы
Минимальный требования к рабочей станции (ПК):
− процессор с тактовой частотой 2,7 ГГц и выше;
− оперативная память 4 Гб и выше;
− жесткий диск 40 Гб и выше;
− блок питания – 400 Вт;
− видеокарта, поддерживающая монитор с минимальным
разрешением точек;
− устройства ввода информации: клавиатура, мышь.
Минимальные требования сервера для хранения базы данных для
функционирования системы:
− процессор с тактовой частотой 2,7 ГГц и выше;
− оперативная память 8 Гб и выше;
− жесткий диск 400 Гб и выше;
− блок питания – 400 Вт;
− видеокарта, поддерживающая монитор с минимальным
разрешением точек;
− устройства ввода информации: клавиатура, мышь.
Для работы программы потребуется наличие программного обеспечения
«1С: Предприятие 8.3».
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
73 09.02.07.КП07БД41.08Д1
3 Выполнение программы
3.1 Запуск программы:
На рабочем ПК двойным щелчком откройте ярлык системы «1С:
Предприятие 8.3».
– Выберите информационную базу «Аптека» → нажмите «1С:
Предприятие».
– Введите логин (Ivanovll) и нажмите «Войти», как показано на
рисунке Д1.
Рисунок Д1 - Вход в систему
3.2 Главное меню системы
После успешного входа откроется рабочий стол пользователя с панелью
навигации и доступом к подсистемам: «Обслуживание клиентов», «Закупка и
поставки», «Управление складом», «Администрирование» (Рисунок Д.2)
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
74 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Рисунок Д2- Начальная страница
3.3 Работа с формой «Проверка наличия лекарств»
– Введите наименование препарата в поле поиска.
– Нажмите кнопку «Поиск».
– Таблица отобразит:
(Наименование препарата, склад, количество, срок годности) (Рисунок
Д3)
Рисунок Д3 – Форма «Проверка наличия лекарств» с результатами поиска
3.4 Работа со справочниками
3.4.1 Справочник «Номенклатура»
– Перейти в подсистему «Закупка и поставки» → «Номенклатура».
– Нажмите «Создать».
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
75 09.02.07.КП07БД41.08Д1
– Заполните поля.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Рисунок Д4 – Создание новой записи в справочнике «Номенклатура»
3.4.2 Справочник «Поставщики»
– Подсистема «Закупка и поставки» → «Поставщики».
– Нажмите «Создать».
– Заполните поля.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Рисунок Д5 – Создание новой записи в справочнике «Поставщики»
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
76 09.02.07.КП07БД41.08Д1
3.4.3 Справочник «Покупатели»
– Подсистема «Обслуживание клиентов» → «Покупатели».
– Нажмите «Создать».
– Заполните поля.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Рисунок Д6 – Создание новой записи в справочнике «Покупатели»
3.4.4. Справочник «Сотрудники»
– Подсистема «Администрирование» → «Сотрудники».
– Нажмите «Создать».
– Заполните поля.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
77 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Рисунок Д7 – Создание новой записи в справочнике «Сотрудники»
3. 5 Работа с документами
3.5.1. Документ «Поступление товаров»
– Подсистема «Закупка и поставки» → «Поступление товаров».
– Нажмите «Создать».
– Заполните шапку документа:
– Поставщик;
– Склад;
– Договор.
– В табличной части добавьте товары:
– Номенклатура;
– Партия;
– Срок годности;
– Количество;
– Цена;
– Сумма.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
78 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Рисунок Д8 – Создание документа «Поступление товаров»
3.5.2. Документ «Продажа товаров»
– Подсистема «Обслуживание клиентов» → «Продажа товаров».
– Нажмите «Создать».
– Заполните шапку документа:
– Клиент;
– Склад;
– Тип оплаты.
– Продажа по заказу (галочка, если товар зарезервирован)
– В табличной части добавьте товары:
– Номенклатура;
– Партия;
– Срок годности;
– Количество;
– Цена;
– Сумма.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
79 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Рисунок Д9 – Создание документа «Продажа товаров»
3.5.3 Документ «Заказ покупателя»
– Подсистема «Обслуживание клиентов» → «Заказ покупателя».
– Нажмите «Создать».
– Заполните шапку документа:
– Клиент;
– Статус заказа (устанавливается автоматически).
– Добавьте товары через форму подбора:
– Номенклатура;
– Количество.
– Нажмите «Записать и закрыть».
Рисунок Д10 – Создание документа «Заказ покупателя»
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
80 09.02.07.КП07БД41.08Д1
3.5.4 Документ «Списание товаров»
– Подсистема «Управление складом» → «Списание товаров».
– Для автоматического списания нажмите «Списать просроченные
товары» в обработке «Обновление сроков годности».
– Проведение документа уменьшает остатки в регистре накопления
«Товары на складах».
– В табличной части отображаются:
– Номенклатура;
– Партия;
– Срок годности;
– Количествo;
– Статус годности.
Рисунок Д11 – Создание документа «Списание товаров»
3.6 Формирование отчетов
3.6.1. Отчет «Остатки на складе»
1 Подсистема «Управление складом» → «Отчеты» → «Остатки на
складе».
2 Выберите период и нажмите «Сформировать».
3 Таблица отображает:
– Номенклатура;
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
81 09.02.07.КП07БД41.08Д1
– Склад;
– Количество;
– Срок годности.
Рисунокv Д12 – Пример отчета «Остатки на складе»
3.6.2 Отчет «Продажи за период»
1 Подсистема «Обслуживание клиентов» → «Отчеты» → «Продажи
за период».
2 Выберите период, нажмите «Сформировать».
Рисунок Д13 – Пример отчета «Продажи за период»
3.6.3 Отчет «Приход товаров»
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
82 09.02.07.КП07БД41.08Д1
1 Подсистема «Закупка и поставки» → «Отчеты» → «Приход
товаров».
2 Выберите период, нажмите «Сформировать».
Рисунок Д14 – Пример отчета «Приход товаров»
3.6.4 Отчет «Заказы покупателей»
1 Подсистема «Обслуживание клиентов» → «Отчеты» → «Заказы
покупателей».
2 Выберите период, нажмите «Сформировать».
Рисунок Д15 – Пример отчета «Заказы покупателей»
3.6.5 Отчет «Списание товаров по сроку годности»
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
83 09.02.07.КП07БД41.08Д1
1 Подсистема «Управление складом» → «Отчеты» → «Списание
товаров по сроку годности».
2 Выберите период, нажмите «Сформировать».
Рисунок Д16 – Пример отчета «Списание товаров по сроку годности»
3.7 Завершение работы
1 Закройте все открытые формы и отчеты.
2 В правом верхнем углу нажмите на имя пользователя → «Завершить
работу».
Рисунок Д17 – Завершение работы
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
84 09.02.07.КП07БД41.08Д1
4 Сообщения оператору
4.1. Информационные сообщения
1 «Документ проведен успешно»
– Описание: подтверждает успешное проведение документа
(например, «Продажа товаров», «Поступление товаров», «Списание
товаров»).
– Действия: продолжить работу.
2 «Данные сохранены»
– Описание: подтверждает, что изменения в справочниках или
документах успешно сохранены.
– Действия: продолжить работу.
Рисунок Д18 – Пример информационного сообщения
4.2 Предупреждающие сообщения
1 «Не все обязательные поля заполнены»
– Описание: в форме документа или справочника есть
незаполненные обязательные поля.
– Действия: заполнить выделенные поля и повторить операцию.
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
85 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Рисунок Д19 – Пример предупреждающего сообщения
4.3 Сообщения об ошибках
1 «Недостаточно товара на складе»
– Описание: попытка списать, продать или выдать больше единиц
товара, чем есть в наличии на складе.
– Действия: проверить остатки на складе, уменьшить количество в
документе.
Рисунок Д20 – Пример ошибки «Недостаточно товара на складе»
2 «Просроченные товары отсутствуют»
– Описание: при нажатии кнопки «Списать просроченные товары»
в обработке «Обновление сроков годности» система не обнаружила
просроченные позиции.
– Действия: проверить регистр «Состояние сроков годности», при
необходимости обновить данные.
Изм. Лист № докум. Подпись Дата
Лист
86 09.02.07.КП07БД41.08Д1
Рисунок Д23 – Пример сообщения «Просроченные товары отсутствуют»