Понял — вы подотчётное лицо, доски числятся за вами, и вы фиксируете, что часть пропала. Тогда формулировка меняется: это не «недостача при инвентаризации», а заявление о пропаже вверенного имущества. Вот готовый текст.
---
Кому: [Должность руководителя, Ф.И.О.]
От: [Ваша должность, Ф.И.О.] — материально ответственное (подотчётное) лицо
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О пропаже части пиломатериалов, числящихся за мной
Довожу до Вашего сведения, что [дата] мною была обнаружена пропажа части пиломатериала (доски), числящегося за мной как за подотчётным лицом.
Обстоятельства:
Вверенный мне пиломатериал — доска [характеристики] — хранился на площадке №[номер] участка [название]. Согласно фотофиксации, изначально на площадке находилось [количество] шт. На момент проверки [дата] фактически осталось [количество] шт.
Таким образом, пропало [разница] шт. доски.
Факт подтверждается прилагаемыми фотографиями:
· Фото №1 — изначальное количество ([дата]).
· Фото №2 — фактическое количество на момент обнаружения ([дата]).
Причина: предположительно хищение либо доступ посторонних/иных лиц к месту хранения. [Добавьте, если знаете: ограждение повреждено, доступ имели такие-то сотрудники, замок сломан и т.д.]
Поскольку указанный материал числится за мной, прошу зафиксировать факт пропажи и провести проверку, чтобы снять с меня ответственность за утрату по независящим от меня причинам.
Прошу:
1. Назначить служебное расследование по факту пропажи.
2. Провести комиссионный пересчёт остатков на площадке.
3. По результатам проверки определить виновных лиц.
Приложения:
1. Фото №1 — изначальное количество — на 1 л.
2. Фото №2 — фактическое количество — на 1 л.
3. [Объяснительная, акт — если есть].
[Дата] _______________ [Подпись]
---
Совет: обязательно зарегистрируйте записку (входящий номер) — это ваше доказательство, что вы сообщили о пропаже сразу, а не скрыли её. Если есть свидетели, приложите их объяснительные.
Скажите точные цифры (сколько было / сколько стало) и даты — подставлю в текст.
