---

Вот более грамотный и структурированный вариант двух обращений — с чёткой логикой, основной мыслью и деловым стилем.

⸻

1. Сообщение Тамаре

Добрый день, Тамара!

Предлагаю перенести запланированное на сегодня совещание на завтра по следующим причинам:

1. Иван Петров отсутствует на рабочем месте — он уехал на завод на весь день.
2. Михаил Симонов выходит из отпуска только завтра.
3. Секретарь Сергея Иванова задерживается в Тольятти до сегодняшнего вечера.
4. Большая переговорная комната на сегодня занята отделом маркетинга (проводятся фокус-группы), в малой аудитории работают аудиторы.

В связи с вышеизложенным проведение совещания сегодня затруднительно.

Прошу подтвердить возможность переноса.

С уважением,
[Ваше имя]

⸻

2. Письмо Дмитрию Петровичу (документооборот)

Уважаемый Дмитрий Петрович!

В настоящее время затраты на содержание архива бумажных документов составляют:

* аренда помещения — 1 400 000 руб. в год;
* обеспечение противопожарных требований — 500 000 руб. в год;
* утилизация документов по истечении срока хранения — 300 000 руб. в год.

Общая сумма ежегодных расходов достигает 2 200 000 руб.

В целях оптимизации затрат и повышения эффективности работы предлагаю рассмотреть возможность перехода на электронный документооборот.

По имеющейся информации:

* стоимость лицензии программного обеспечения составляет до 700 000 руб. в год;
* техническое сопровождение — до 300 000 руб. в год.

Таким образом, переход позволит существенно снизить расходы.

Предлагаю создать рабочую группу для детального анализа и оценки внедрения системы электронного документооборота.

С уважением,
[Ваше имя]

⸻

Если хочешь, могу  сделать ещё более «жёсткий» деловой стиль (как для реального бизнеса) или наоборот —  упростить под требования конкретного преподавателя.